'Empecemos por limpiar nuestra agenda, y declarar ?un día sin reuniones?'.

Durante más de 30 años que estuve en el lado corporativo, en grandes empresas nacionales y transnacionales, me sorprendió la cantidad de horas hombre que gastábamos en hacer reuniones sin que gran parte de ellas sean productivas. Había reuniones informativas en donde se exponían los resultados, otras de coordinación para gestionar campañas o acciones, y algunas para ver problemas que se presentaban. En fin, la agenda paraba ocupada.

¿Por qué existen tantas reuniones? ¿Necesitamos realmente esto? Si llegáramos a valorizar el tiempo y las horas hombre del personal, tal vez nos encontraríamos que es más productivo tener al personal en el campo, con el cliente, creando una estrategia, antes que estén en una reunión. Tendríamos que definir un objetivo claro para esos encuentros.

Hoy esta ?reunionitis? se ha agudizado con la virtualidad, porque si no se puede estar presencial se tiene que estar virtual. Si le es familiar algunas de estas interrogantes, pueden estar sufriendo de una enfermedad común empresarial que es la ?reunionitis?. ¿Podemos bajar la cantidad de reuniones con otra metodología? ¿Tenemos un sistema para evaluar las reuniones? ¿Tenemos una agenda previa para entrar a una reunión con un acta que resuma lo acordado? ¿Evaluamos después la productividad de las reuniones?

Empecemos por limpiar nuestra agenda, y declarar ?un día sin reuniones?. ¿Se podrá tener estos encuentros una vez a la semana? Las reuniones deben ser la excepción a la norma, repensar si es necesaria, si debemos hacerla con tanta gente, si es posible coordinar por WhatsApp o por una llamada de teléfono. Ya las llamadas parecen estar en vías de extinción, cuando es bueno poder hablarse por teléfono. Es más, a veces habría que recordar que el teléfono fue creado para hablar.

Debemos, por lo tanto, fomentar una cultura de empoderamiento, en la que solo sea necesaria la reunión no para cubrirnos la espalda de una decisión, sino empoderarnos a tomar decisiones, ejecutar, evaluar y tal vez finalmente a reportar.

Debemos evitar la concentración de que todos deben estar enterados de todo con reuniones. Eso se puede suplir con reportes, informes ejecutivos y actualizaciones semanales de lo que se va a hacer. Así la organización está enterada. Hay que entender que no siempre vamos a estar de acuerdo con las medidas a tomar, pero que todos debemos apoyar el objetivo final.

Valoricemos nuestras horas, nunca en mi carrera profesional he valorado más mi productividad y talento que cuando salí de la estructura de la empresa privada, y empecé a tener tiempo para crear, pensar, actuar, tener tiempo para analizar, salir al campo, ver al cliente, conversar y discernir sobre el mejor camino a tomar. Curémonos de la ?reunionitis? y tendremos más tiempo para ser más productivos y eficientes.